ASIAKASREKISTERI

1. Rekisterinpitäjä

Avain Yhtiöt Oy
(y-tunnus: 1951766-7)
Lautatarhankatu 8 B
00580 Helsinki
Puh. 020 7624 700

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Myynti- ja markkinointijohtaja
Lautatarhankatu 8 B
00580 Helsinki
Puh. 020 7624 700/vaihde
info@avainyhtiot.fi

3. Rekisterin nimi

Avain Yhtiöiden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:

- asiakkaan tietojen ylläpito
- vuokrareskontran ylläpito
- asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
- asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
- vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
- vuokrasopimusten päättäminen
- Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot, kuten

- nimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

- asiakasnumero
- asiakkuuden alkupäivämäärä
- samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
- samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
- kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
- rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
- tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
- tieto mahdollisesta edunvalvojasta
- tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
- tulo- ja varallisuustiedot
- luottotiedot
- velkajärjestelytieto
- perintätieto
- asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
- asunnon tarvetta koskevat tiedot
- vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
- alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
- reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
- rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
- pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
- suoramarkkinointiluvat ja kiellot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa asumisoikeus- ja vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Avain yhtiöiden ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Avain yhtiöiden puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa isännöinti, huolto, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee Avain yhtiöiden ulkopuolinen taho, voi Avain Yhtiöt luovuttaa asunnon uudelle omistajalle vuokrasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Vuokraushakemuksen jättäneen henkilön tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei asiakas ole tehnyt vuokrasopimusta.

Asumisoikeusasuntohakemuksen jättäneen henkilön tiedot säilytetään kahdeksan vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei asiakas ole tehnyt sopimusta asumisoikeusasunnosta.

Asumisoikeus- tai vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun sopimus on päättynyt ja sopimukseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta käytyä vuoropuhelua/viestintää.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

10. Rekisterin suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

11. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Henkilö voi käyttää tarkastusoikeuttaan kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastuspyynnöt olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos pyydetään useampia jäljennöksiä, peritään pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 80 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.